Интранет-портал: каким организациям нужна данная технология и зачем

Как известно, успех любой компании напрямую зависит от качественной работы команды. Но часто бывает так, что сотрудники не мотивированы, плохо разбираются в своих обязанностях и не умеют эффективно взаимодействовать друг с другом. Именно поэтому создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании может стать решением проблемы.

Создание такого пространства позволит всем сотрудникам иметь доступ к необходимой информации и инструментам для выполнения своих обязанностей. Оно также сократит время на поиск нужных документов и файлов, что существенно повысит производительность работы.

Но не только доступ к информации и инструментам важен. Создание единого пространства поможет сотрудникам ощутить себя частью единого коллектива, что, в свою очередь, повысит мотивацию к работе в команде. К тому же, регулярное общение и обмен знаниями и опытом между коллегами способствует развитию профессиональных навыков и повышению квалификации.

В итоге, создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании является важным шагом на пути к улучшению работы коллектива и повышению эффективности всех сотрудников.

Перед тем как приступать к описанию корпоративного портала и интранета, нужно разобраться с терминологией. Технологические понятия корпоративный портал и интранет имеют различные значения.

Интранет или интрасеть — это виртуальное пространство, созданное для внутреннего использования в компании. Оно работает по тем же принципам, что и глобальная сеть интернет, но доступ к ней имеют только сотрудники компании. Используя web-технологии, компания может создать небольшой сайт для разных отделов, общую базу клиентов или набор документов для внутреннего пользования.

Корпоративный портал (КП) — это современная форма внутреннего информационного пространства компании, который может обеспечивать доступ к различным программам документооборота, планировщику задач, видеоконференциям и т.д. и т.п., в зависимости от потребностей организации. КП может быть создан на разных платформах, таких как Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio, «Битрикс24» и др.

Таким образом, если интранет - это внутренняя сеть компании, то КП - это внешний интерфейс этой же сети. Многие компании также используют термин "интранет" в значении "корпоративный портал". Мы будем использовать эти термины как синонимы в рамках настоящей статьи.

Интранет-портал: полезный функционал для компаний любого размера

Интранет-порталы, как считают некоторые, приносят пользу лишь крупным компаниям. Однако, многие функции портала могут быть необходимы и небольшим фирмам. Какие задачи могут быть решены при внедрении интранет-портала?

1. Создание общего информационного пространства: пользователи корпоративного портала имеют быстрый доступ ко всем рабочим документам в любой момент времени и из любой точки мира, используя любое современное устройство. Функция позволяет компаниям с несколькими филиалами или удаленными сотрудниками оперативно обмениваться информацией, размещать объявления от руководства, новости, изменения в политике фирмы, правила и инструкции.
2. Обучение персонала: компании используют "базу знаний" или FAQ, которые помогают новичкам быстрее освоить уникальные техники, применяемые в отделе, изучить принятую в фирме терминологию, проникнуться корпоративным духом. Это экономит время и ресурсы компании на обучение.
3. Формирование корпоративной культуры: функционал интранет-портала, например, наличие карточек сотрудников, помогает работникам лучше узнать структуру компании, своих коллег и их функции. Это важно для крупных компаний и при удаленной работе персонала. Оповещения о предстоящих днях рождения сотрудников, интерактивные голосования, объявления и онлайн-обсуждения важных тем помогают сплотить коллектив и превратить его в команду.
4. Коммуникации: ранее для передачи задания или сообщения к сотруднику, необходимо было подойти лично или отправить e-mail. С интранетом такой подход в прошлом, на портале можно найти контакты любого сотрудника и во многих случаях даже позвонить ему прямо через встроенный сервис. Это позволяет сэкономить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос, искать его по этажам здания, выяснять, кто заменил этого сотрудника на время отпуска и т.д.
5. Контроль: для руководителей фирм любого размера важна возможность контролировать рабочий процесс. Корпоративный портал дает возможность проверить, какую задачу в данный момент выполняет отдел или конкретный сотрудник, какое количество времени было затрачено на ту или иную деятельность.
6. Безопасность: интрасеть не способна на сто процентов защитить данные компании от проникновения хакеров, но она гораздо безопаснее, чем бесплатные почтовые сервисы или мессенджеры, которыми неизбежно пользуется большинство сотрудников при отсутствии корпоративных.

Все перечисленное — лишь часть тех возможностей, которые способен дать интранет, и количество доступных сервисов постоянно растет.

По статистике, сотрудники тратят около 18% рабочего времени непосредственно на выполнение своих обязанностей. Более 30% времени они тратят на общение через внешние (некорпоративные) мессенджеры (10%) и соцсети (12%), а также на чтение новостей, книг и изучение сайтов (10%). Около 17% времени сотрудник отсутствует за компьютером.

Как сделать интрасеть для компании: три варианта

Внедрение интрасети - интернет-системы для коммуникации внутри организации, может быть выполнено одним из трех способов:

1. Разработка корпоративного портала с нуля, в соответствии с потребностями компании на базе подходящей платформы. Хоть этот вариант и требует наибольших затрат (особенно, если для этого используется платформа с платной лицензией), он позволяет создать уникальную систему, учитывающую все требования и пожелания фирмы.

2. Покупка и внедрение готового "коробочного" решения. Этот вариант - быстрее и бюджетнее, подходит компаниям, которым достаточно возможностей "из коробки" и тем, кто еще не знает, какие дополнительные функции понадобятся в будущем. При развитии фирмы, такую систему можно дорабатывать.

3. Подключение к "облачному" сервису. Этот вариант - самый дешевый в первоначальном исполнении, но требует регулярных платежей и подходит для небольших и средних компаний.

Вне зависимости от выбранного способа, лучше всего обратиться к опытным специалистам, которые помогут выбрать платформу и подготовить оптимальное решение, учитывая потребности компании, технические ресурсы и бюджет.

Корпоративный портал: плюсы и минусы

Как мы уже упоминали ранее, корпоративный портал – это эффективный инструмент, который позволяет автоматизировать и оптимизировать многие рабочие процессы, а также сократить временные затраты персонала. Кроме того, подобная система способствует развитию корпоративной культуры. Однако стоит отметить и некоторые недостатки, которые свойственны корпоративному порталу:

• Чрезмерная формальность. Корпоративный портал – хорошее рабочее пространство, но не предназначен для общения или решения творческих задач. Сам интерфейс портала настраивает пользователей на рабочий лад, а возможности на этом этапе ограничены.
• Малая вовлеченность пользователей. Проблема возникает из-за формальности портала и отсутствия заинтересованности пользователей в наполнении портала интересным контентом.
• Отсутствие обратной связи. Руководитель не имеет возможности получать реакции пользователей на решения, не может обсуждать с ними идеи и предложения.
• Осознание работниками чувства давления и контроля. Контроль – это одна из функций портала, но в некоторых случаях из удобного инструмента интранет превращается в бесконечную серию задач и формирования отчетов.
• Недостаток общения. Ранее свободные моменты переработаны порталом, так что сотрудники теряют возможность общаться с коллегами, обсуждать решения и повышать коммуникативные навыки. Это может негативно сказаться на качестве работы и отношениях между сотрудниками.

Виртуальное рабочее пространство – это неизбежный процесс, который может способствовать развитию компании. Однако корпоративный портал – не единственное решение, потому что такая система обладает серьезными недостатками.

Фото: freepik.com